Dicas para organizar o trabalho e aproveitar o final de ano

O final de ano é uma época de reflexão, celebração e, para muitos, uma oportunidade de finalizar pendências e se preparar para o próximo ciclo. 

No entanto, nessa mesma época, você já começa a pensar na enorme lista de tarefas que se acumula tão rápido quanto pisca os olhos? 

Para evitar que o estresse tome conta, este artigo apresenta formas de minimizar o estresse e de como lidar com o trabalho de forma mais organizada, tanto para melhorar o seu desempenho como para garantir com que aproveite os últimos meses com mais calma e satisfação.

Siga nosso passo a passo para antecipar as demandas e sinta toda a diferença na produtividade, na redução de estresse e no acúmulo de tarefas! 

Seja por prazos de projetos, planejamento para o próximo ano ou por compromissos pessoais relacionados às festividades, esteja preparado.

Priorize suas tarefas

Em palavras mais claras, priorize suas tarefas mais importantes e aprenda a dizer não. 

Em relação às suas obrigações, identifique as mais importantes e urgentes, especialmente as mais burocráticas e complicadas, pois no final de ano, elas se tornarão ainda mais trabalhosas. 

Para facilitar, use ferramentas de organização para visualizar e organizar o que precisa ser feito. O Trello é uma das mais utilizadas, intuitivas e completas tanto para organizar-se individualmente quanto em projetos em grupo. Vale a pena conhecê-lo! 

Sobre a definição de importância, uma técnica eficaz é a Matriz de Eisenhower, que categoriza as tarefas em quatro blocos: 

1. Importantes e urgentes
2. Importantes, mas não urgentes
3. Urgentes, mas não importantes
4. Nem urgentes, nem importantes. 

A distribuição acima permite focar no que realmente importa e deixar para depois as tarefas que não demandam muito tempo e urgência. Assim, até o final do ano, você se torna mais produtivo, eficiente, e mantém tudo bem estruturado para aproveitar as festas e as folgas sem preocupação. 

Aprenda a dizer não!

Priorizar suas tarefas é importante, mas de nada adianta adiantar as suas e se sobrecarregar com favores alheios, quando eles não competem as suas ocupações. Aprenda a delegar tarefas e declinar atividades que fogem da sua alçada. 

Nos últimos meses do ano, todos ficam bastante atarefados, e pode ser que alguns colegas, mas não deixe que a falta de planejamento dos demais atrapalhe sua rotina. 

Mas não pense que irá se indispor com eles, em vez disso, que tal se organizarem juntos e anteciparem as demandas? Essa é uma boa saída! 

Preveja demandas e as antecipe  

A prevenção é o remédio, e não somente quando o assunto é saúde. No trabalho, revisar e antecipar as tarefas previstas para os últimos meses possibilita evitar o acúmulo de serviço. 

Obviamente, irão aparecer demandas de última hora, assim como irá precisar ajustar as já feitas, mas adiantar o máximo possível já é de grande ajuda. Por isso: 

• revise as metas e tarefas previstas para os últimos meses do ano;
• identifique possíveis picos de trabalho ou imprevistos que possam surgir;
• confira os planos e atividades do ano anterior e identifique padrões: houve aumento de demanda? Quanto? Surgiram demandas inesperadas? Quais? Quais foram as tarefas mais difíceis?

Com base nas respostas, crie um planejamento, que sane as possíveis dificuldades e antecipe as tarefas que conseguir, ou pelo menos, as torne menos trabalhosas. 

Um exemplo: o administrador de uma confeitaria pode encomendar as embalagens de natal meses antes, pois costuma ter dificuldade em encontrá-las em cima da hora. Assim, além de não ficar sem e precisar ir correndo atrás de fornecedores, os produtos saem mais baratos se comparados à época de festas. 

Organize seu espaço de trabalho 

Organizar para se organizar! Dificilmente irá conseguir sistematizar todas as práticas acima em um ambiente de trabalho bagunçado e nada funcional. Por outro lado, os passos abaixo vão te auxiliar nessa missão. Veja só:

Mantenha apenas o essencial

É comum, com o acúmulo de tarefas, juntar vários papéis, documentos, arquivos e objetos desnecessários. Para manter a organização, faça uma limpa em sua mesa, gavetas, armários e caixas e mantenha apenas o indispensável. 

O mesmo vale para celular (caso o use para o trabalho) e o computador. É incrível a nossa capacidade de guardar arquivos inúteis, não é mesmo? Então, livre-se deles! 

Se ainda tem receio de jogar algo, considere guardar os “esquecidos” todos em uma só caixa, para não interferirem mais de um espaço e achá-los com mais facilidade, caso necessário. 

Tenha em vista somente objetos, documentos e arquivos de uso diário. Aqueles importantes, mas que não fazem parte do uso cotidiano, separe-os em outra caixa e/ou pasta digital. 

Crie um ambiente inspirador 

Alguma vez percebeu como consegue se concentrar melhor em um espaço limpo, organizado e esteticamente agradável? Isso porque, conforme a pesquisa da Faculdade Unyleya, a ordem é um pré-requisito para o bom desempenho e o aumento da eficiência dos estudos e da produtividade no trabalho. 

Por outro lado, um ambiente desorganizado estimula nosso cérebro a trabalhar mais e ficar mais sobrecarregado, levando à perda de concentração, memória, engajamento, energia, e outras características vitais a uma boa performance. 

Sendo assim, além das práticas de organização, criar um ambiente inspirador é um excelente investimento, como: 

• se possível, preferir a iluminação natural e posicionar sua mesa próxima a uma janela;
• ou então, use lâmpadas de luz branca que simulem a luz do dia.
• invista em uma decoração conforme suas preferência, plantas, por exemplo, não só embelezam o espaço, mas também promovem uma sensação de bem-estar;
• escolha cores que te motivem e auxiliem na produtividade, como tons mais neutros (para proporcionar serenidade) ou cores vibrantes (para estimular a criatividade);
• quadros, fotos ou objetos pessoais são interessantes para personalizar o ambiente e aumentar o conforto e a motivação;
• itens de papelaria são igualmente motivadores, afinal, é difícil quem não gosta de comprar algo novo com a sua cara, para ter mais vontade de usá-los.
• móveis ergonômicos, como uma cadeira confortável e uma mesa na altura correta, evitam desconfortos físicos e prejudicam o rendimento.

Abordagem estratégica para o final de ano 

Por fim, não se esqueça de estabelecer metas realistas. A gestão de projetos é uma prática poderosa e assertiva para organizar tarefas e metas eficientemente, especialmente no final do ano, quando sabemos que a pressão para concluir as atividades aumenta com a demanda.  

Seguindo essas dicas você pode lidar com a pressão do final do ano da melhor forma, maximizando e otimizando os recursos, garantindo a conclusão de atividades importantes e evitando contratempos e estresses de última hora, ou seja: um fechamento de ano mais calmo, organizado e proveitoso.

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